檔案是關於一個實體、一個公司、甚至一個國家的重要曆史文件。它是曆史的記錄，也是重要事件的具體證據和重要的原始文件。重要的曆史記錄是紙質文件，所以保護紙質檔案的管理具有重要的實際意義。

隨著商業的全球化，各行業的檔案量迅速增加，檔案的管理也出現了一些問題。為了做好企業檔案管理工作，我國各級檔案管理主管部門製定和發布了許多相關的管理規定和製度，許多企業也投入了大量的人力物力。然而，目前企業檔案管理的情況並不盡如人意。企業檔案館作為中國的基層檔案機構之一，在人員、硬件設備、管理水平等方麵存在很多問題。其原因有主觀因素，如企業管理者的檔案意識淡薄；客觀因素，如人力、物力、財力有限。各種事實表明，越來越多的國內外公司傾向於將其檔案工作外包。

自20世紀80年代起，英美國家的政府機構和企業開始普遍接受業務外包這一理念和做法。從20世紀90年代開始，商業性文件中心迅猛發展，出現了以美國“鐵山”（Iron Mountain Incorporated）為代表的數千家檔案數據管理機構。美國商業性文件中心協會（ACRC）曾經統計了90年代協會會員數量情況：1991年，協會會員數量為380個；到了90年代末，會員數量已經發展到500個。2008年，會員公司已達573個，在全球52個國家和地區建立了2000多個分支機構。有85%以上的世界500強企業都采用了檔案外包服務。經過30多年的發展，國外的商業性文件中心已經發展成為一個成熟的行業；國際文件與信息管理服務行業協會的成立，為行業的有序運轉提供了組織保障；成熟規範的標準製度和行業準則，為整個行業的自律和監管提供了製度保障；行業內部頻繁開展各項交流活動，共享各自的經驗與成果，為行業的整體水平的提升提供了保障。

我國的檔案業務外包發展較晚，目前我國列入世界500強的企業中，采用檔案外包業務的不到5%。我國的檔案業務外包工作主要由檔案中介機構來完成。經過近十幾年的發展，檔案外包服務市場上不僅提供檔案整理、檔案歸檔、檔案寄存、業務培訓、谘詢等基本事務，也為企業提供檔案管理軟件開發、檔案數據庫係統建設、檔案網站建設等高科技領域技術服務。讓各企事業單位從繁瑣的檔案管理實務中解放出來，將精力集中到核心業務上，為企業降本增效，提升自己的市場競爭力。

如今，隨著我國經濟的快速發展，檔案量的迅速增加，檔案管理難度越來越大，越來越多的企事業單位選擇將自己的檔案業務外包給檔案中介機構，以達到節約成本、提高效率的目的。目前我國社會檔案數量每年以不低於46%的速度增長，檔案的存量需求與管理服務缺口巨大，檔案管理外包業務在中國潛力巨大，相信這種趨勢也會促使我國檔案外包服務行業專業化、規範化、標準化發展。